Pratiques exemplaires pour le formatage des documents pour EDGAR

Veuillez noter que, au moment de l’edgarisation de documents Microsoft Word (ou de documents de la plupart des autres logiciels de traitement de texte), il est impossible de reproduire parfaitement l’apparence du fichier source. En cas de mauvais formatage Word, la conversion du document pourrait être déficiente et demander beaucoup plus de temps. Voici donc quelques éléments à garder à l’esprit lorsque vous créez vos documents :

Examiner les documents attentivement

Veuillez examiner vos documents pour vous assurer qu’ils sont exacts et complets.

Ne pas utiliser le format ASCII

N’essayez pas de produire le document en format ASCII – cela rend généralement la conversion plus difficile.

Utiliser des marges standards

Dans la mesure du possible, utilisez des marges d’au moins 1 po en haut, en bas, à gauche et à droite de vos pages.

Utiliser le retour à la ligne uniquement à la fin d’un paragraphe

N’appuyez pas sur la touche de retour à la fin de chaque ligne. Effectuez un retour à la ligne uniquement à la fin d’un paragraphe.

Éviter les tabulations redondantes

N’utilisez pas plusieurs tabulations là où une seule suffit – reformatez le document de façon à utiliser des tabulations seulement aux endroits nécessaires et supprimez toutes les tabulations redondantes.

Ne pas utiliser d’espaces pour l’indentation

N’utilisez jamais la barre d’espace pour l’indentation ou le positionnement du texte. Utilisez la touche de tabulation pour vous rendre à un point de tabulation et utilisez les valeurs d’indentation (formatage de paragraphe) pour les retraits des paragraphes.

Utiliser les outils d’alignement appropriés

Vous devez formater le texte qui doit être centré ou aligné sur la marge de droite à l’aide des fonctions appropriées de Word. Ne le faites jamais avec des espaces ou des tabulations. Cette règle s’applique aussi bien à l’intérieur des cellules de tableau qu’à l’extérieur des tableaux.

Maintenir l’uniformité des en-têtes et pieds de page

Veillez à la cohérence de la mise en forme d’un document comportant des en-têtes ou des pieds de page : ne mélangez pas des en-têtes ou pieds de page automatiques et manuels.

Maintenir l’uniformité des polices et du formatage

Ne changez pas continuellement de polices et de formatage – veillez à la cohérence de tout le document. Si vous faites un copier-coller à partir d’un autre document, reformatez le texte collé.

Lignes directrices pour le formatage des tableaux

Utiliser la fonction de tableau de Word

Créez les tableaux en utilisant la fonction de tableau de Word. Ne créez pas de tableaux à l’aide de tabulations ou d’espaces sur la page.

Éviter les espaces et les tabulations dans les tableaux

N’utilisez pas d’espaces ni de tabulations à l’intérieur des tableaux.

Limiter l’usage des tableaux au strict nécessaire

Ne recourez aux tableaux que lorsqu’ils sont nécessaires. Le texte qui se trouve à l’extérieur des tableaux ne doit pas être formaté comme un tableau à une seule colonne.

Éviter d’importer des tableaux

Dans la mesure du possible, évitez d’importer des tableaux qui viennent d’Excel ou de tout autre programme.

Regrouper le texte pertinent à l’intérieur d’un même tableau

Ne cherchez pas à aligner de texte hors tableau sur le contenu d’un tableau. Pour obtenir un alignement précis, il est préférable d’intégrer ces éléments dans le tableau en créant des rangées supplémentaires et en fusionnant des cellules au besoin.

Liens vers la base de connaissances sur le système EDGAR

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Lignes directrices sur le formatage pour EDGAR