Le format HTML est dit « riche », car il permet des mises en forme impossibles en format ASCII, telles que le gras, l’italique et le soulignement, ainsi que la sélection de polices de caractères et de leur taille. Le format ASCII est une police à espacement fixe qui ne permet aucune des options de mise en forme susmentionnées. Avec le format HTML, le dépôt EDGAR ressemblera davantage à la version imprimée du document.

Si vos documents contiennent des éléments graphiques (p. ex. des photos, des graphiques, des logos ou des diagrammes) qui doivent être affichés, vous devriez alors effectuer votre dépôt en format HTML. En raison de leur aspect plus professionnel, les documents HTML peuvent être un outil précieux pour les relations avec les investisseurs. Si vos documents doivent être convertis en HTML pour leur publication sur le site Web de la société, vous pourriez réaliser des économies en choisissant ce format dès l’étape du dépôt dans EDGAR.

Oui. Toutefois, les documents PDF sont considérés comme des dépôts « non officiels ». Tous les documents PDF doivent être accompagnés de leur contrepartie HTML ou ASCII.

La qualité de la conversion des documents sources (p. ex. MS Word et Excel) vers les formats ASCII et HTML pour la SEC dépend de la mise en forme de ces documents. L’utilisation des fonctions appropriées permet de pallier les limites intrinsèques du format HTML et les écarts de rendu visuel entre les fichiers HTML et les documents sources. En tenant compte de ces facteurs au moment de la création de vos documents, vous nous évitez des interventions manuelles et nous faites gagner du temps, ce qui vous fait économiser de l’argent. Veuillez consulter notre section intitulée Directives de formatage pour obtenir des conseils sur la façon d’optimiser vos documents.

Lorsque vous utilisez cette option dans Microsoft Word, le fichier résultant est conforme à la norme HTML 4.0. Cependant, bien que le code HTML produit par Word 2000 et les versions ultérieures conserve l’apparence du document source, il repose sur des balises qui ne sont pas autorisées dans les dépôts auprès de la SEC. La version HTML restreinte autorisée dans les dépôts exclut de nombreuses fonctions de formatage; tout document soumis à EDGAR selon la norme HTML 4.0 sera rejeté.

Au moment de la conversion en format HTML à partir de Microsoft Word (ou de la plupart des autres logiciels de traitement de texte), il est impossible de conserver parfaitement l’apparence du fichier source. En effet, le format HTML ne prend pas en charge toutes les fonctions de formatage et de mise en page des logiciels de traitement de texte. De plus, la variante HTML de la SEC/EDGAR-II est encore plus restrictive quant aux types de formatage pouvant être utilisés. Voici quelques divergences courantes qui sont inévitables :

• L’affichage HTML est adapté à la taille de l’écran de l’utilisateur et ne respecte pas les paramètres de marge du document source. Par conséquent, les retours à la ligne diffèrent de ceux du document source. Certaines lignes peuvent être coupées à des endroits imprévus, selon la taille de la fenêtre du navigateur de l’utilisateur. En outre, le texte centré et le texte aligné à droite n’apparaîtront pas toujours aux mêmes endroits que dans le document source.

• Alors que le document source est organisé en pages, la notion même de « saut de page » est étrangère à la logique du HTML. Les références aux numéros de page n’ont donc aucune signification dans un fichier de ce type. Nous sommes toutefois en mesure d’optimiser le document de manière à ce que son impression à partir d’un navigateur respecte le découpage des pages du document source. En raison de la taille de certaines pages et de certains tableaux, il n’est cependant pas toujours possible d’y parvenir pour chaque page.

• Certaines fonctions, comme les points de suite, ne sont pas prises en charge par le format HTML. Il n’y a aucun moyen de les représenter.

• Les mesures de police utilisées par le navigateur de l’utilisateur peuvent différer de celles du document source, ce qui entraîne des différences d’espacement.

• Seul un nombre limité de polices peut être utilisé dans un document. En effet, les personnes qui consultent le document doivent avoir la police installée sur leur ordinateur pour l’afficher. Certaines polices sont installées par défaut sur la plupart des ordinateurs (avec le système d’exploitation Windows ou Mac) et peuvent être utilisées de manière fiable. Il s’agit notamment de Times New Roman, d’Arial et de Verdana. Newsfile Corp. utilise systématiquement la police Times New Roman pour ses documents EDGAR, sauf directive contraire du client.

• Certains types de structures de bordures de tableaux s’intègrent mal au code HTML conforme aux exigences de la SEC. Les tableaux en escalier ne sont pas facilement représentés, tout comme les bordures entourant une seule cellule de tableau.

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